Melhores ferramentas de videoconferência para pequenas empresas em 2023

O que você quer dizer com videoconferência?

O software de videoconferência se refere à tecnologia que permite que pessoas em locais diferentes realizem reuniões presenciais sem precisar estar fisicamente no mesmo local. É diferente de uma simples videochamada, que geralmente envolve uma conversa entre duas pessoas. A videoconferência pode envolver vários participantes e oferece recursos que são úteis em um contexto de reunião em grupo.

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Benefícios da videoconferência

A videoconferência oferece vários benefícios, especialmente em um mundo em que o trabalho remoto e a colaboração global se tornaram cada vez mais comuns. Aqui estão alguns benefícios importantes:

1. Tempo e custos de viagem reduzidos: A videoconferência elimina a necessidade de viajar para realizar reuniões presenciais, economizando tempo e dinheiro em passagens aéreas, acomodações, refeições e outras despesas relacionadas a viagens.
2. Aumento da produtividade e eficiência: As reuniões podem ser realizadas a qualquer momento e os participantes podem participar de onde quer que estejam, eliminando o tempo de inatividade associado às viagens e permitindo uma tomada de decisão mais rápida.
3. Comunicação aprimorada: A videoconferência permite uma comunicação mais personalizada e direta em comparação com chamadas telefônicas ou e-mails. Sinais visuais e linguagem corporal podem melhorar a compreensão e melhorar a interação.
4. Flexibilidade aprimorada: Os participantes podem participar de uma videoconferência de qualquer dispositivo, como computador, tablet ou smartphone, e de qualquer local com conexão à Internet, tornando-a acessível e conveniente.
5. Melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal: Ao reduzir a necessidade de viagens e permitir o trabalho remoto, a videoconferência pode ajudar a melhorar o equilíbrio entre vida profissional e pessoal e reduzir o estresse dos funcionários.
6. Escalabilidade: A videoconferência pode acomodar pequenas reuniões ou ser ampliada para reuniões maiores, tornando-a uma solução versátil para diferentes necessidades de comunicação.
7. Trabalho em equipe aprimorado: As videoconferências regulares podem ajudar as equipes remotas a se sentirem mais conectadas e promover uma melhor colaboração e trabalho em equipe em vários locais.
8. Ecológico: Ao reduzir a necessidade de viagens, a videoconferência ajuda a reduzir as emissões de carbono, contribuindo para a sustentabilidade ambiental.
9. Gravação e reprodução: Algumas ferramentas de videoconferência, como Cegonha, permitem que as reuniões sejam gravadas e compartilhadas para referência futura, o que pode ser útil para aqueles que não puderam comparecer ou precisaram revisitar a discussão.
10. Compartilhamento e colaboração: As plataformas modernas de videoconferência geralmente incluem recursos que aprimoram a colaboração, como compartilhamento de tela, edição em tempo real de documentos, quadros interativos e ferramentas de votação.

Usos da videoconferência

A videoconferência é uma ferramenta vital que tem uma variedade de casos de uso em vários setores. Aqui estão alguns casos de uso:

Trabalho remoto: permite que os funcionários se comuniquem entre si, participem de reuniões e colaborem em projetos de diferentes locais.

Educação: Usado em e-learning, salas de aula virtuais e educação a distância, permitindo que os alunos assistam a palestras e participem de discussões em sala de aula sem estarem fisicamente presentes.

Assistência médica: Permite consultas de telessaúde, nas quais os pacientes podem se comunicar com profissionais de saúde em casa. Além disso, pode facilitar reuniões entre profissionais de saúde em diferentes locais.

Recrutamento: permite que os recrutadores conduzam entrevistas de emprego com candidatos que não podem comparecer fisicamente durante o processo de contratação. Também ajuda os recrutadores a alcançar um grupo mais amplo de candidatos.

Reuniões de negócios: permite que as empresas conduzam reuniões com clientes, parceiros ou equipes em locais diferentes. Isso reduz o tempo e os custos de viagem.

Webinars: permite que os apresentadores alcancem um público maior. Os participantes podem participar do webinar sem precisar viajar para um local físico.

Procedimentos judiciais: Usado em tribunais para audiências virtuais, depoimentos de testemunhas ou consultas entre advogado e cliente.

Demonstrações de vendas: permite que as equipes de vendas demonstrem produtos ou serviços para clientes em potencial remotamente.

Suporte ao cliente: Usado para fornecer suporte presencial ao cliente, em que um agente de suporte pode orientar o cliente nas etapas de solução de problemas.

Treinamento e desenvolvimento: facilita sessões de treinamento on-line, nas quais funcionários ou estudantes podem aprender novas habilidades ou aprimorar seus conhecimentos.

Engajamento da comunidade: permite que organizações governamentais ou organizações sem fins lucrativos se conectem com membros da comunidade e discutam várias questões.

Uso pessoal: ajuda a família e os amigos a se manterem conectados, especialmente quando estão localizados em áreas geográficas diferentes.

Eventos virtuais: Pode ser usado para hospedar conferências virtuais, feiras comerciais e outros eventos, alcançando um público global.

Terapia e aconselhamento: Os terapeutas podem oferecer sessões remotamente, o que pode ser benéfico para pessoas que não podem viajar ou se sentem mais confortáveis recebendo apoio de suas próprias casas.

Auditoria remota: Os auditores podem verificar as demonstrações financeiras e os procedimentos de uma empresa remotamente, economizando tempo e custos de viagem.

Imóveis: Os agentes imobiliários podem mostrar propriedades virtualmente para potenciais compradores ou locatários, fornecendo uma maneira fácil e conveniente de ver várias propriedades.

Lembre-se de que o uso da videoconferência está em constante evolução e novos casos de uso estão sendo descobertos à medida que a tecnologia continua avançando.

Quais são as desvantagens de uma videoconferência?

Embora as videoconferências tenham se tornado essenciais em muitos setores, elas apresentam algumas desvantagens:

Problemas técnicos: Problemas de conectividade com a Internet, falhas de software, problemas de hardware e outros problemas técnicos podem interromper as videoconferências. A baixa qualidade de vídeo ou áudio também pode impedir a comunicação, independentemente das soluções de videoconferência usadas.

Falta de interação pessoal: A videoconferência não pode replicar totalmente as interações face a face. Sinais não verbais podem passar despercebidos, e pode ser mais difícil construir relacionamento e relacionamento.

Sem contato visual: A Meta está tentando resolver esse problema com seu fone de ouvido Oculus mais recente, mas, de um modo geral, é impossível olhar para a câmera enquanto mantém contato visual direto com outras pessoas. Atualmente, nenhum outro hardware de videoconferência resolve esse problema.

Diferenças de fuso horário: Coordenar uma videoconferência em diferentes fusos horários pode ser desafiador e resultar em horários inconvenientes para alguns participantes.

Preocupações de segurança: Há riscos potenciais de acesso não autorizado ou violações de dados, especialmente se a plataforma de videoconferência não for segura.

Dificuldades de multitarefa: Pode ser mais difícil gerenciar várias tarefas durante uma videochamada do que em uma reunião presencial. Compartilhar telas, gerenciar participantes, lidar com problemas técnicos — tudo isso enquanto mantém o fluxo da reunião pode ser uma tarefa.

Participação limitada: Alguns participantes podem achar difícil participar da discussão devido ao formato, especialmente em videoconferências em grupos maiores.

Fadiga: “Fadiga do zoom” ou “fadiga da videoconferência” se tornou um fenômeno reconhecido, com pessoas achando cansativas chamadas de vídeo longas ou numerosas.

Dependência de equipamentos: Os participantes precisam de um dispositivo com câmera e microfone e uma conexão estável à Internet. Isso pode ser uma barreira para algumas pessoas.

Falta de controle: Em uma sala de reuniões física, é mais fácil controlar o ambiente. Em uma videoconferência, os participantes podem estar em ambientes barulhentos ou movimentados, o que pode causar distrações.

Problemas de acessibilidade: Para pessoas com certas deficiências, a videoconferência pode representar desafios específicos.

Embora essas sejam possíveis desvantagens, muitas podem ser atenuadas com um bom planejamento, o equipamento certo, dispositivos habilitados para vídeo e uma plataforma robusta de videoconferência.

Tendências de videoconferência

A maioria das soluções de videoconferência abaixo foram criadas na era pré-pandêmica e são uma excelente tecnologia de videoconferência para operações comerciais de trabalho pré-híbridas. Entre 2023 e agora precisamos de sistemas assíncronos e de IA em todos os sistemas de videoconferência para disponibilizar gravações e reproduções para aqueles que não puderam participar da videoconferência por vários motivos (fusos horários, ocupado etc.).

O Google Meet é melhor do que o Zoom?

O Google Meet e o Zoom são ferramentas populares de videoconferência e cada uma tem seus pontos fortes. A escolha entre os dois geralmente depende de suas necessidades e preferências específicas. Aqui está uma comparação dos dois:

Facilidade de uso: As duas plataformas são relativamente fáceis de usar, mas algumas pessoas acham o Google Meet mais simples devido à sua integração com outros produtos do Google. Se sua organização já usa o Google Workspace (antigo G Suite), essa integração pode ser muito conveniente.

Duração da reunião: Para contas gratuitas, o Google Meet oferece 60 minutos por reunião, enquanto o Zoom limita as reuniões a 40 minutos se houver mais de dois participantes.

Número de participantes: Para versões gratuitas, o Zoom permite até 100 participantes e o Google Meet também permite até 100.

Características: O Zoom normalmente tem mais recursos em comparação com o Google Meet. Por exemplo, o Zoom oferece uma grande variedade de planos de fundo virtuais, salas de reunião (embora o Google Meet também tenha adicionado esse recurso), um recurso de sala de espera e controles de reunião mais avançados.

Segurança: Ambas as plataformas melhoraram significativamente sua segurança nos últimos anos. O Zoom enfrentou alguns problemas de segurança no início de 2020, mas desde então implementou a criptografia de ponta a ponta e aprimorou as configurações de privacidade. O Google Meet também usa criptografia e tem a vantagem da estrutura de segurança estabelecida pelo Google.

Preços: Tanto o Zoom quanto o Google Meet oferecem versões gratuitas de suas plataformas. Para recursos premium, você precisará pagar. O preço é comparável, mas os recursos oferecidos em cada plano podem variar, então vale a pena conferir os detalhes.

No geral, o Google Meet pode ser uma opção melhor para organizações que já usam muito os produtos do Google, enquanto o Zoom pode ser preferível para quem precisa de recursos mais avançados.

O que acontece se você passar mais de 40 minutos no Zoom gratuito?

O plano gratuito do Zoom inclui um limite de 40 minutos para reuniões em grupo (ou seja, reuniões com três ou mais participantes no total). Se sua reunião atingir o limite de 40 minutos, ela terminará e os participantes serão desconectados.

No entanto, o organizador pode iniciar uma nova reunião e convidar todos os participantes a participarem novamente. Não há limite para o número de novas reuniões que um organizador pode iniciar, mas cada nova reunião com três ou mais participantes estará novamente sujeita ao limite de tempo de 40 minutos.

Por outro lado, as reuniões individuais entre duas pessoas não estão sujeitas ao limite de 40 minutos e podem durar indefinidamente.

Quanto tempo duram as reuniões gratuitas de videoconferência do Google?

A versão gratuita do Google Meet permite reuniões de até 60 minutos. Após o limite de tempo de 60 minutos, a reunião terminará.

No entanto, durante a pandemia da COVID-19, o Google estendeu temporariamente esse limite de tempo para permitir reuniões de até 24 horas para contas gratuitas. O objetivo era facilitar o trabalho remoto e o aprendizado durante a pandemia. Essa extensão terminou em junho de 2023.

Qual é a ferramenta de videoconferência mais popular?

Várias ferramentas de videoconferência eram populares devido aos seus diversos recursos, acessibilidade e interfaces fáceis de usar. Isso inclui:

1. Zoom: Isso se tornou excepcionalmente popular durante a pandemia da COVID-19. É conhecido por sua facilidade de uso, vídeo e áudio em HD e recursos como salas de reunião, compartilhamento de tela e a capacidade de hospedar até 1000 participantes de vídeo e 49 vídeos na tela.
2. “Call My Link” de Stork O recurso é um dos melhores softwares de videoconferência para videoconferência em grupo que exige gravação de vídeo e compartilhamento de arquivos em tempo real. As gravações das reuniões são criadas, resumidas e transcritas automaticamente com a IA.
3. Equipes da Microsoft: Isso é amplamente usado em organizações que já usam o conjunto de ferramentas de produtividade da Microsoft. Ele oferece integrações robustas com o Microsoft 365 e permite a hospedagem de reuniões muito grandes.
4. Google Meet: Integrado ao Google Workspace, o Google Meet é popular em ambientes educacionais e corporativos. É conhecido por sua simplicidade e integração com os aplicativos do Google.
5. Cisco Webex: Essa é uma plataforma bem estabelecida com recursos robustos voltada para grandes empresas. É conhecido por sua forte segurança e opções avançadas de reunião.
6. Skype: De propriedade da Microsoft, o Skype é comumente usado para reuniões menores, chamadas sociais e até chamadas telefônicas internacionais. O Skype for Business foi substituído pelo Microsoft Teams para uso corporativo maior.
7. Vá para a reunião: Essa é uma ferramenta fácil de usar com recursos robustos, popular entre muitas empresas.
8. Jeans azuis: Conhecida por sua boa qualidade de áudio e vídeo e pela compatibilidade com uma variedade de dispositivos.
9. Slack: Embora seja principalmente uma ferramenta de colaboração em equipe, o Slack também oferece recursos de videoconferência.

A ferramenta “mais popular” pode variar dependendo do contexto específico (por exemplo, uso corporativo, educação, uso pessoal) e da localização geográfica. Algumas plataformas podem ser mais populares em determinados setores ou regiões com base em fatores como preços, recursos ou integração com outras ferramentas. Sempre escolha a ferramenta que melhor se adapta às suas necessidades e circunstâncias específicas.

Qual é a melhor videoconferência gratuita sem limite de tempo?

Existem vários serviços gratuitos de videoconferência, embora a maioria imponha algum tipo de limite de tempo ou de participantes. No entanto, algumas opções de destaque incluem:

1. “Call My Link” de Stork: Gratuito, sem limite para uso pessoal e comercial. Desenvolvido pela tecnologia de videoconferência de IA com ferramentas de colaboração para gravação de reuniões. A tela compartilhada, o melhor vídeo e o áudio de alta qualidade o tornam uma opção fácil de webconferência para trabalhadores remotos.
2. Jitsi Meet: Essa é uma plataforma de código aberto que não impõe nenhum limite de tempo para suas reuniões. É de uso gratuito, não requer conta para iniciar uma reunião e inclui recursos como compartilhamento de tela e bate-papo.
3. Skype: Para uso pessoal, o Skype não tem limite de tempo para videoconferências. Ele suporta até 100 participantes, mas não tem recurso de gravação.
4. Equipes da Microsoft: A versão gratuita do Microsoft Teams tem um limite de tempo generoso de 24 horas por reunião.
5. Zoom: Embora o Zoom tenha um limite de 40 minutos para reuniões com três ou mais participantes no plano gratuito, ele permite tempo ilimitado para reuniões individuais. Áudio nítido sem atrasos de áudio e descompressão de codecs ajudam a realizar reuniões eficientes em ambientes de trabalho remotos.
6. Google Meet: Durante a pandemia da COVID-19, o Google Meet permitiu temporariamente que usuários gratuitos organizassem reuniões de até 24 horas. No entanto, em setembro de 2021, eles planejavam retornar ao limite de 60 minutos.

Cada uma dessas plataformas tem recursos e vantagens diferentes, portanto, a “melhor” opção dependerá de suas necessidades específicas.

Qual é a maneira mais fácil de fazer videoconferência?

A maneira mais fácil de realizar uma videoconferência pode depender de quais ferramentas e recursos você já tem disponíveis, bem como do seu conforto com a tecnologia. Aqui estão algumas etapas simples usando várias plataformas populares:

Zoom:

1. Crie uma conta Zoom.
2. Clique em “Organizar uma reunião” no canto superior direito da página inicial.
3. Escolha se você quer ativar ou desativar o vídeo.
4. Convide participantes clicando em “Convidar” na parte inferior da tela e enviando o link da reunião por e-mail ou outras plataformas de mensagens.

Stork's Call My Link:

1. Crie uma conta Stork (grátis).
2. Clique em “Ligar para meu link” no canto superior esquerdo da área de trabalho.
3. Call My Link é seu URL permanente de videoconferência.
4. Convide participantes enviando o URL “Ligue para meu link” por e-mail ou outras plataformas de mensagens.

Google Meet:

1. Se você tiver uma conta do Google, acesse o Google Agenda e crie um novo evento.
2. Clique em “Adicionar videoconferência do Google Meet”.
3. Convide convidados adicionando seus endereços de e-mail.
4. Salve o evento. O link da reunião será enviado aos convidados.

Equipes da Microsoft:

1. Entre na sua conta do Teams (parte do Microsoft 365).
2. Clique no botão “Reunir-se” em qualquer bate-papo para iniciar uma reunião.
3. Compartilhe o link “Participe da reunião do Microsoft Teams” com outras pessoas.

Skype:

1. Se você tiver uma conta do Skype, basta clicar em “Conheça agora”.
2. Isso criará um link de reunião que você poderá compartilhar com outras pessoas, mesmo que elas não tenham o Skype.

Independentemente da plataforma, certifique-se de ter uma conexão estável com a Internet e um ambiente silencioso. Além disso, verifique as configurações da webcam e do microfone antes do início da reunião para evitar dificuldades técnicas.

Sistemas de videoconferência: gravação

No ambiente de negócios atual, sistemas de videoconferência como “Call My Link” de Stork se tornaram ferramentas indispensáveis. As videochamadas não apenas facilitam aqueles que não podem estar presentes nas reuniões, mas também ajudam na coleta e avaliação de informações para referência futura. Para ajudar nisso, o software de videoconferência 'Call My Link' da Stork oferece um recurso inestimável: a capacidade de gravar e transcrever automaticamente todas as videoconferências gratuitamente. Essas reuniões gravadas podem então ser compartilhadas com colegas ou colegas, promovendo maior compreensão e colaboração. Além de sua utilidade, todas essas gravações são armazenadas com segurança nos serviços baseados em nuvem da Stork, fornecendo um arquivo acessível e organizado de todas as discussões anteriores.

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