Meilleurs outils de vidéoconférence pour les petites entreprises en 2023

Qu'entendez-vous par vidéoconférence ?

Les logiciels de vidéoconférence font référence à la technologie qui permet aux personnes de différents endroits de tenir des réunions en face à face sans avoir besoin d'être physiquement au même endroit. C'est différent d'un simple appel vidéo, qui implique habituellement une conversation entre deux personnes. La vidéoconférence peut impliquer plusieurs participants et offre des fonctionnalités utiles dans le contexte d'une réunion de groupe.

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Avantages de la vidéoconférence

La vidéoconférence offre de nombreux avantages, surtout dans un monde où le travail à distance et la collaboration mondiale sont devenus de plus en plus courants. Voici plusieurs avantages clés :

1. Réduction du temps et des coûts de déplacement: La vidéoconférence élimine le besoin de se déplacer pour tenir des réunions en personne, ce qui permet d'économiser du temps et de l'argent sur les billets d'avion, l'hébergement, les repas et d'autres dépenses liées au voyage.
2. Productivité et efficacité accrues: Les réunions peuvent avoir lieu à tout moment et les participants peuvent y participer où qu'ils se trouvent, ce qui élimine les temps d'arrêt associés aux déplacements et permet une prise de décision plus rapide.
3. Amélioration de la communication: La vidéoconférence permet une communication plus personnalisée et directe que les appels téléphoniques ou les courriels. Les repères visuels et le langage corporel peuvent améliorer la compréhension et améliorer l'interaction.
4. Flexibilité accrue: Les participants peuvent participer à une vidéoconférence à partir de n'importe quel appareil, comme un ordinateur, une tablette ou un téléphone intelligent, et de n'importe quel endroit doté d'une connexion Internet, ce qui la rend accessible et pratique.
5. Meilleur équilibre travail-vie personnelle: En réduisant le besoin de déplacements et en permettant le travail à distance, la vidéoconférence peut aider à améliorer l'équilibre travail-vie personnelle et à réduire le stress des employés.
6. Évolutivité: La vidéoconférence peut accueillir de petites réunions ou être étendue pour des rassemblements plus importants, ce qui en fait une solution polyvalente pour différents besoins de communication.
7. Amélioration du travail d'équipe: Des vidéoconférences régulières peuvent aider les équipes distantes à se sentir plus connectées et favorisent une meilleure collaboration et un travail d'équipe à partir de plusieurs endroits.
8. Écologique: En réduisant le besoin de déplacements, la vidéoconférence contribue à réduire les émissions de carbone, contribuant ainsi à la durabilité environnementale.
9. Enregistrement et rediffusion: Certains outils de vidéoconférence, tels que cigogne, permettre que les réunions soient enregistrées et partagées pour référence future, ce qui peut être utile pour ceux qui n'ont pas pu assister ou qui ont besoin de revoir la discussion.
10. Partage et collaboration: Les plateformes modernes de vidéoconférence comprennent souvent des fonctions qui améliorent la collaboration, comme le partage d'écran, l'édition en temps réel de documents, les tableaux blancs interactifs et les outils de sondage.

Utilisations de la vidéoconférence

La vidéoconférence est un outil essentiel qui offre un éventail de cas d'utilisation dans divers secteurs. Voici quelques cas d'utilisation :

Travail à distance: Permet aux employés de communiquer entre eux, d'assister à des réunions et de collaborer sur des projets à partir de différents endroits.

Éducation: Utilisé dans l'apprentissage en ligne, les salles de classe virtuelles et l'enseignement à distance, permettant aux étudiants d'assister à des conférences et de participer à des discussions en classe sans être physiquement présents.

Soins de santé: Permet des consultations en télésanté, où les patients peuvent communiquer avec les professionnels de la santé à domicile. De plus, il peut faciliter les réunions entre les professionnels de la santé à différents endroits.

Recrutement: Permet aux recruteurs de mener des entrevues d'embauche avec des candidats qui ne peuvent pas assister physiquement au processus d'embauche. Il aide également les recruteurs à atteindre un bassin plus large de candidats.

Réunions d'affaires: Permet aux entreprises d'organiser des réunions avec des clients, des partenaires ou des équipes à différents endroits. Cela réduit le temps et les coûts de déplacement.

Webinaires: Permet aux présentateurs d'atteindre un public plus large. Les participants peuvent participer au webinaire sans avoir à se rendre à un endroit physique.

Procédures judiciaires: Utilisé dans les salles d'audience pour des audiences virtuelles, des témoignages ou des consultations avocat-client.

Démonstrations de vente: Permet aux équipes de vente de démontrer des produits ou services à des clients potentiels à distance.

Soutien à la clientèle: Utilisé pour fournir un soutien à la clientèle en face à face, où un agent de soutien peut guider un client tout au long des étapes de dépannage.

Formation et perfectionnement: Facilite des séances de formation en ligne, au cours desquelles les employés ou les étudiants peuvent acquérir de nouvelles compétences ou améliorer leurs connaissances.

Engagement communautaire: Permet aux organismes gouvernementaux ou à but non lucratif de communiquer avec les membres de la communauté et de discuter de diverses questions.

Usage personnel: Aide la famille et les amis à rester en contact, surtout lorsqu'ils sont situés dans des zones géographiques différentes.

Événements virtuels: Peut être utilisé pour organiser des conférences virtuelles, des salons professionnels et d'autres événements, atteignant un public mondial.

Thérapie et counseling: Les thérapeutes peuvent offrir des séances à distance, ce qui peut être bénéfique pour les personnes qui ne peuvent pas voyager ou qui se sentent plus à l'aise de recevoir du soutien de leur propre domicile.

Vérification à distance: Les vérificateurs peuvent vérifier les états financiers et les procédures d'une entreprise à distance, ce qui permet d'économiser du temps et des frais de déplacement.

Immobilier: Les agents immobiliers peuvent montrer des propriétés virtuellement aux acheteurs ou locataires potentiels, ce qui constitue un moyen facile et pratique de voir plusieurs propriétés.

N'oubliez pas que l'utilisation de la vidéoconférence est en constante évolution et que de nouveaux cas d'utilisation sont découverts à mesure que la technologie continue de progresser.

Quels sont les inconvénients d'une vidéoconférence ?

Bien que les vidéoconférences soient devenues essentielles dans de nombreux secteurs, elles présentent certains inconvénients :

Questions techniques: Des problèmes de connectivité Internet, des problèmes logiciels, des problèmes matériels et d'autres problèmes techniques peuvent perturber les vidéoconférences. Une mauvaise qualité vidéo ou audio peut également nuire à la communication, peu importe les solutions de vidéoconférence utilisées.

Absence d'interaction personnelle: La vidéoconférence ne peut pas reproduire complètement les interactions en face à face. Les indices non verbaux peuvent être manqués et il peut être plus difficile d'établir des relations et des relations.

Aucun contact visuel : Meta tente de résoudre ce problème avec son dernier casque Oculus, mais en général, il est impossible de regarder l'appareil photo tout en maintenant un contact visuel direct avec les autres. Aucun autre matériel de vidéoconférence ne résout ce problème aujourd'hui.

Différences de fuseaux horaires: La coordination d'une vidéoconférence dans différents fuseaux horaires peut être difficile et peut entraîner des horaires peu pratiques pour certains participants.

Préoccupations en matière de sécurité: Il existe des risques potentiels d'accès non autorisé ou de violation de données, surtout si la plateforme de vidéoconférence n'est pas sécurisée.

Difficultés liées au multitâche: Il peut être plus difficile de gérer plusieurs tâches au cours d'un appel vidéo que lors d'une réunion en personne. Partage d'écran, gestion des participants, gestion des problèmes techniques - tout en maintenant le déroulement de la réunion peut être une tâche.

Participation limitée: Certains participants peuvent avoir de la difficulté à participer à la discussion en raison de la forme, surtout dans les vidéoconférences de groupes plus importants.

Fatigue: La « fatigue au zoom » ou la « fatigue par vidéoconférence » est devenue un phénomène reconnu, les gens trouvant fatiguants les appels vidéo longs ou nombreux.

Dépendance à l'égard de l'équipement: Les participants ont besoin d'un appareil avec caméra et microphone et d'une connexion Internet stable. Cela peut constituer un obstacle pour certaines personnes.

Manque de contrôle: Dans une salle de réunion physique, il est plus facile de contrôler l'environnement. Lors d'une vidéoconférence, les participants peuvent être dans des environnements bruyants ou occupés, ce qui peut causer des distractions.

Questions relatives à l'accessibilité: Pour les personnes ayant certains handicaps, la vidéoconférence peut poser des défis particuliers.

Bien qu'il s'agisse d'inconvénients potentiels, bon nombre d'entre eux peuvent être atténués par une bonne planification, le bon équipement, des appareils vidéo et une plateforme de vidéoconférence robuste.

Tendances en matière de vidéoconférence

La plupart des solutions de vidéoconférence ci-dessous ont été créées avant la pandémie et constituent une excellente technologie de vidéoconférence pour les opérations commerciales préhybrides. À l'aube de 2023, nous avons maintenant besoin de l'asynchronisation et de l'IA en plus de tous les systèmes de vidéoconférence pour rendre les enregistrements et les lectures accessibles à ceux qui ne pourraient pas participer à la vidéoconférence pour diverses raisons (fuseaux horaires, activité occupée, etc.).

Google Meet est-il meilleur que Zoom ?

Google Met et Zoom sont tous deux des outils de vidéoconférence populaires, et chacun a ses points forts. Le choix entre les deux dépend souvent de vos besoins et préférences spécifiques. Voici une comparaison des deux :

Facilité d'utilisation: Les deux plateformes sont relativement conviviales, mais certaines personnes trouvent Google Met plus simple en raison de son intégration avec d'autres produits Google. Si votre organisation utilise déjà Google Workspace (anciennement G Suite), cette intégration peut être très pratique.

Durée de la réunion: Pour les comptes gratuits, Google Meet offre 60 minutes par réunion, tandis que Zoom limite les réunions à 40 minutes s'il y a plus de deux participants.

Nombre de participants: Pour les versions gratuites, Zoom permet jusqu'à 100 participants, et Google Met en permet également jusqu'à 100.

Fonctionnalités: Zoom a généralement plus de fonctionnalités que Google Meet. Par exemple, Zoom offre une grande variété d'arrière-plan virtuels, des salles de réunion (bien que Google Meet ait ajouté cette fonctionnalité également), une fonction de salle d'attente et des commandes de réunion plus avancées.

Sécurité: Les deux plateformes ont considérablement amélioré leur sécurité au cours des dernières années. Zoom a fait face à quelques problèmes de sécurité au début de 2020, mais a depuis mis en œuvre un chiffrement de bout en bout et amélioré les paramètres de confidentialité. Google Meet utilise également le cryptage et bénéficie de l'avantage du cadre de sécurité établi par Google.

Tarification: Zoom et Google Met offrent des versions gratuites de leurs plateformes. Pour les fonctions premium, vous devrez payer. Les prix sont comparables, mais les fonctionnalités offertes dans chaque plan peuvent varier, il vaut donc la peine de vérifier les détails.

Dans l'ensemble, Google Meet pourrait être un meilleur choix pour les organisations qui utilisent déjà beaucoup les produits Google, tandis que Zoom pourrait être préférable pour ceux qui ont besoin de fonctionnalités plus avancées.

Que se passe-t-il si vous passez plus de 40 minutes sur Zoom gratuit ?

Le plan gratuit de Zoom comprend une limite de 40 minutes pour les réunions de groupe (c.-à-d. les réunions avec trois participants ou plus au total). Si votre réunion atteint la limite de 40 minutes, la réunion se terminera et les participants seront déconnectés.

Cependant, l'hôte peut commencer une nouvelle réunion et inviter tous les participants à se joindre à nouveau. Il n'y a pas de limite au nombre de nouvelles réunions qu'un hôte peut commencer, mais chaque nouvelle réunion avec trois participants ou plus sera à nouveau assujettie à la limite de 40 minutes.

Par contre, les rencontres individuelles entre deux personnes ne sont pas assujetties à la limite de 40 minutes et peuvent durer indéfiniment.

Combien de temps durent les vidéoconférences gratuites de Google ?

La version gratuite de Google Meet permet des réunions d'une durée maximale de 60 minutes. Après le délai de 60 minutes, la réunion prendra fin.

Cependant, pendant la pandémie de COVID-19, Google a temporairement prolongé ce délai pour permettre des réunions d'une durée maximale de 24 heures pour les comptes gratuits. Cela visait à faciliter le travail et l'apprentissage à distance pendant la pandémie. Cette prolongation a pris fin en juin 2023.

Quel est l'outil de vidéoconférence le plus populaire ?

Plusieurs outils de vidéoconférence ont été populaires en raison de leurs caractéristiques diverses, de leur accessibilité et de leurs interfaces conviviales. Il s'agit notamment des éléments suivants :

1. Zoom: Cela est devenu exceptionnellement populaire pendant la pandémie de COVID-19. Il est connu pour sa facilité d'utilisation, sa vidéo et son HD, et ses fonctionnalités telles que les salles de réunion, le partage d'écran et la capacité d'accueillir jusqu'à 1 000 participants vidéo et 49 vidéos à l'écran.
2. « Appelez mon lien » de Stork la fonction est l'un des meilleurs logiciels de vidéoconférence pour les vidéoconférences de groupe qui nécessitent l'enregistrement vidéo et le partage de fichiers à la volée. Les enregistrements de réunions sont automatiquement créés, résumés et transcrits à l'aide de l'IA.
3. Équipes Microsoft: Il est largement utilisé dans les organisations qui utilisent déjà la suite d'outils de productivité de Microsoft. Il offre des intégrations robustes avec Microsoft 365 et permet d'accueillir de très grandes réunions.
4. Google Rencontre: Intégré à Google Workspace, Google Met est populaire dans les milieux éducatifs et professionnels. Il est connu pour sa simplicité et son intégration avec les applications Google.
5. Cisco Webex: Il s'agit d'une plateforme bien établie dotée de fonctionnalités robustes ciblant les grandes entreprises. Il est reconnu pour sa sécurité solide et ses options de réunion avancées.
6. Skype: Propriété de Microsoft, Skype est couramment utilisé pour les petites réunions, les appels sociaux et même les appels téléphoniques internationaux. Skype Entreprise a été remplacé par Microsoft Teams pour une utilisation plus grande en entreprise.
7. Rencontre: Il s'agit d'un outil convivial doté de fonctionnalités robustes, populaire auprès de nombreuses entreprises.
8. Jeans bleus: Reconnu pour sa bonne qualité audio et vidéo et sa compatibilité avec une variété d'appareils.
9. Slack: Bien qu'il s'agisse principalement d'un outil de collaboration d'équipe, Slack offre également des fonctions de vidéoconférence.

L'outil « le plus populaire » peut varier en fonction du contexte particulier (p. ex. utilisation en entreprise, éducation, usage personnel) et de l'emplacement géographique. Certaines plateformes peuvent être plus populaires dans certains secteurs ou régions en fonction de facteurs tels que la tarification, les fonctionnalités ou l'intégration à d'autres outils. Choisissez toujours l'outil qui correspond le mieux à vos besoins et à votre situation particuliers.

Quelle est la meilleure vidéoconférence gratuite sans limite de temps ?

Il existe plusieurs services de vidéoconférence gratuits, bien que la plupart imposent une certaine limite de temps ou de participation. Cependant, quelques options remarquables sont les suivantes :

1. « Appelez mon lien » de Stork: Gratuit, sans limite pour un usage personnel et professionnel. Propulsé par la technologie de vidéoconférence IA avec des outils de collaboration pour l'enregistrement de réunions. Écran partagé, meilleure vidéo et audio de haute qualité, en font un choix facile de conférence Web pour les travailleurs à distance.
2. Jitsi Rencontre: Il s'agit d'une plateforme open source qui n'impose aucune limite de temps à ses réunions. Il est gratuit, ne nécessite aucun compte pour démarrer une réunion et comprend des fonctionnalités comme le partage d'écran et le chat.
3. Skype: Pour un usage personnel, Skype n'a pas de limite de temps pour les vidéoconférences. Il prend en charge jusqu'à 100 participants, mais n'a pas de fonction d'enregistrement.
4. Équipes Microsoft: La version gratuite de Microsoft Teams a une généreuse limite de temps de 24 heures par réunion.
5. Zoom: Bien que Zoom ait une limite de 40 minutes pour les réunions avec trois participants ou plus sur le plan gratuit, il permet un temps illimité pour les réunions individuelles. Un son clair sans retards audio et la décompression des codecs aident à organiser efficacement les réunions dans les environnements de travail à distance.
6. Google Rencontre: Pendant la pandémie de COVID-19, Google Met a temporairement permis aux utilisateurs gratuits d'organiser des réunions d'une durée maximale de 24 heures. Cependant, en septembre 2021, ils prévoyaient revenir à une limite de 60 minutes.

Chacune de ces plateformes a des caractéristiques et des avantages différents, de sorte que la « meilleure » option dépendra de vos besoins spécifiques.

Quel est le moyen le plus simple de procéder à la vidéoconférence ?

La façon la plus simple d'organiser une vidéoconférence peut dépendre des outils et des ressources dont vous disposez déjà, ainsi que de votre confort avec la technologie. Voici quelques étapes simples à l'aide de plusieurs plateformes populaires :

Zoom :

1. Créez un compte Zoom.
2. Cliquez sur « Organiser une réunion » en haut à droite de la page d'accueil.
3. Choisissez si vous voulez que la vidéo soit activé ou désactivé.
4. Invitez des participants en cliquant sur « Inviter » au bas de l'écran, puis en envoyant le lien de la réunion par courriel ou sur d'autres plateformes de messagerie.

Stork's Appelez mon lien:

1. Créez un compte Stork (gratuit).
2. Cliquez sur « Appeler mon lien » en haut à gauche de l'espace de travail.
3. Call My Link est l'adresse URL de votre vidéoconférence permanente.
4. Invitez des participants en envoyant l'URL « Appelez mon lien » par courriel ou sur d'autres plateformes de messagerie.

Google Rencontre :

1. Si vous avez un compte Google, allez dans Google Agenda et créez un nouvel événement.
2. Cliquez sur « Ajouter une vidéoconférence Google Met ».
3. Invitez des invités en ajoutant leur adresse e-mail.
4. Enregistrez l'événement. Le lien de la réunion sera envoyé aux invités.

Équipes Microsoft :

1. Connectez-vous à votre compte Teams (qui fait partie de Microsoft 365).
2. Cliquez sur le bouton « Rencontrer » dans n'importe quelle conversation pour démarrer une réunion.
3. Partagez le lien « Participer à la réunion Microsoft Teams » avec d'autres personnes.

Skype :

1. Si vous avez un compte Skype, vous pouvez simplement cliquer sur « Rencontrer maintenant ».
2. Cela créera un lien de réunion que vous pourrez partager avec d'autres personnes, même si elles n'ont pas Skype.

Quelle que soit la plateforme, assurez-vous d'avoir une connexion Internet stable et un environnement calme. Vérifiez également les paramètres de votre webcam et de votre microphone avant le début de la réunion pour éviter toute difficulté technique.

Systèmes de vidéoconférence : enregistrement

Dans l'environnement commercial actuel, les systèmes de vidéoconférence comme « Appelez mon lien » de Stork sont devenus des outils indispensables. Les appels vidéo facilitent non seulement les personnes qui ne peuvent pas assister aux réunions, mais facilitent également la collecte et l'évaluation de l'information pour référence future. Pour y contribuer, le logiciel de vidéoconférence « Call My Link » de Stork offre une fonctionnalité inestimable : la possibilité d'enregistrer et de transcrire automatiquement toutes les vidéoconférences gratuitement. Ces réunions enregistrées peuvent ensuite être partagées avec des collègues ou des pairs, ce qui favorise une meilleure compréhension et une meilleure collaboration. En plus de son utilité, tous ces enregistrements sont stockés en toute sécurité dans les services infonuagiques de Stork, fournissant ainsi une archive accessible et organisée de toutes les discussions passées.

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